Para lograr el control y manejo del almacén se requiere de un buen almacenero, con atributos como ser inteligente, preferentemente joven, con un nivel de escolaridad al menos medio, ordenado, responsable, y sobre todo honesto.
Sin embargo, debemos estar conscientes que, aunque exista una gran cantidad de controles, siempre habrá una forma de que el almacenero, sólo o en combinación con cocineros, barman, contador y proveedores incurran en algún fraude.
Un aspecto importante, en el control de costos en el almacén, es el referido a la recepción de mercancías. En ocasiones, los proveedores al entregar los productos y materias primas, las primeras veces lo harán con calidad y características solicitadas, pero algunos de ellos, al notar que no se le revisa de manera adecuada, seguramente empezarán a reducir la calidad o a entregar menor cantidad de la facturada.
Dentro de las políticas más usadas en los restaurantes organizados para la recepción de la mercancía están:
. Establecer un horario específico, evitando que los proveedores lleguen cualquier día y a cualquier hora.
. Pesar, medir o contar toda la mercancía (según su naturaleza) y cotejarlo siempre con la factura o remisión. Para ello se recomienda contar con básculas de 200, 5 y 2 kilos.
. Exigir al proveedor que siempre entregue la factura antes del producto. De lo contrario se prestará para fraudes.
En caso de haber devoluciones o faltantes, deberá realizarse el informe de reclamación correspondiente.
No aceptar regalos del proveedor, ni permitir que entre en el almacén o establezca conversaciones no indispensables con el almacenero o chef.
Utilizar una puerta de acceso de mercancía diferente a la de los clientes y empleados.
Igualmente, antes de recibir la mercancía es conveniente efectuar pruebas de rendimiento para cada producto, y encontrar el peso, color, textura, marca, presentación y empaque más adecuado para el restaurante.
Acomodo en almacén
El acomodar adecuadamente la mercancía en el almacén permite encontrar los productos más fácilmente, evitar mermas, robos y fugas, así como la rotación natural de los productos, mejorar su conservación, control y el suministro a los diferentes departamentos.
Para lograr lo anterior se recomienda:
. Utilizar anaqueles que permitan aprovechar mejor el espacio en almacén.
. Identificar las áreas más frescas y ventiladas del lugar con el propósito de colocar ahí las frutas y verduras que no requieren refrigeración.
. Identificar las áreas de más difícil acceso para el personal con el fin de acomodar ahí los productos de mayor costo, por ejemplo, vinos, licores, ciertos utensilios, etc.
. Colocar los productos más pesados en las partes inferiores de los anaqueles.
. Si se va emplear el suelo, deben utilizar tarimas o parles que permitan la limpieza y se disminuya el contacto con el polvo y la humedad.
. Fumigar frecuentemente en todo el restaurante, en especial las áreas de cocina y almacén.
. Llevar control de los productos que tienen caducidad para evitar que permanezca demasiado tiempo en almacén y que ponga en riesgo su calidad.
. Acomodar la mercancía en el mismo orden que se registra en la tarjeta de estiba.
Registro en la Tarjeta de Estiba
La tarjeta de estiba es el principal documento que lleva el almacenero, en ella se registra y controlan los movimientos de mercancías del restaurante. Aunque existen muchos formatos para hacerlas, uno de los mas adecuados es el que contempla elementos como:
Nombre del producto.
Unidad de medida.
Costo unitario.
Fecha de Recepción y Salida de las mercancías.
Saldos y Columna de firma, donde se puede verificar las revisiones del área de economía al almacén.
