Los controles internos en las áreas de cocina, lunch y el bar de un negocio de restauración están compuestos por una serie de formatos que deben ser elaborados diariamente.
Esta estrategia, que para algunos puede parecer engorrosa y hasta innecesaria, ayudará a administradores, directivos y dueños a conocer el destino de la producción y en muchos casos detectar diferencias o fugas que al final inciden no solo en el aumento de costos, sino en la mala calidad del servicio ofertado.
En el control de cocina, por ejemplo, deben tenerse formularios básicos como los de:
-Transferencia de artículos (solicitud de materiales por parte de la cocina).
-Ficha técnica del producto.
-Receta estándar y hoja de costo.
En este último caso, una receta estándar será una fórmula escrita, la cual describirá las cantidades de cada ingrediente necesario para producir una cantidad y calidad específica de los artículos que formen parte del menú o un plato.
Esta fórmula describe además el método de cocción, puesto que está en relación con el mantenimiento de la calidad.
Las recetas deben indicar las porciones tipo, o sea, el tamaño de la porción atendiendo a la cantidad para ese menú que habrá de ser servido a cada consumidor.
Las escalas de porciones deberían ser utilizadas en todos los casos que pudieran servir de ayuda, por ejemplo, en el cálculo de gramajes, de porciones, cócteles, mezclas, o incluso para el mismo corte de piezas de carne. Otra de las ventajas que se consigue con el establecimiento de porciones estándar es que será mucho más fácil calcular las cantidades a comprar.
Una vez que las recetas están hechas, podemos calcular el costo de los artículos de esos menús. En este caso se trata de multiplicar la cantidad de cada ingrediente necesario en ese plato por su precio de compra. En algunos casos será necesario buscar en otra receta para obtener el costo de un ingrediente (por ejemplo, una salsa).
Atendiendo a que algunas veces es difícil llegar al costo de un ingrediente de una porción única (para una persona) es práctica común el hacer el costo de recetas para, por ejemplo, 4, 6, 10 ó 100 personas y entonces dividir el costo total por el número de porciones para llegar al costo individual.
El costo de los artículos de temporada u otros artículos usados en pequeñas cantidades es a menudo estimado o incluido como factor de seguridad. Este factor puede también incluir un porcentaje de mermas que podrían fácilmente ocurrir. Este factor puede incrementar hasta el 10 % del costo de la receta, y se añadirá al costo total de la receta antes del cálculo de la porción individual.
Si el costo de los ingredientes de la receta varía, se debe entonces ajustar el costo de la porción tipo para que cuando sea necesario ajustar el precio de venta, se pueda con mayor base o alternativamente, ajustar rebajando la porción tipo para evitar tener que cambiar el precio de los platos de la carta o de los menús.
Una vez que el costo ha sido calculado tenemos en nuestro poder la base de cálculo del precio de venta. Tradicionalmente el precio de venta ha sido establecido para rendir un beneficio bruto a partir de un porcentaje de costo de comida deseado.
Los precios de los platos o de los menús se determinan inicialmente sobre un rendimiento predeterminado sobre el costo de la materia prima. Por motivos de simplificación, asumamos que buscamos tener una relación venta – costo cifrada en 40 %. Tomaremos simplemente el costo del plato y lo dividimos por el 40 % para llegar a un precio de venta.
La competencia y la aceptación de los precios por parte de los clientes nos dictarán que algunos platos deben tener precios de venta menores (utilizando un multiplicador más bajo y dando un porcentaje de costo mayor), mientras que otros podrán ser superiores en precio de venta, siendo multiplicados por un número mayor (resultado de ello, un porcentaje de costo menor).
En el caso de las bebidas, el procedimiento es prácticamente el mismo, solo hay que tomar en cuenta que las bebidas en el almacén se controlan por botellas y en la barra por copa (porción), que el rendimiento de las botellas depende de su capacidad, el hecho de que sea muy poco común que se reporten mermas, y también que medir el inventario de botellas requiere la práctica, y en su defecto se debe contar con un sistema de reglas que tengan marcadas las medidas de cada copa para cada botella.
PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN. UNA ESTRATEGIA MUY ÚTIL
Una de las técnicas más usadas para optimizar los costos en los restaurantes es la planeación de la producción, la cual surge de la necesidad de contar con un procedimiento que permita calcular la producción de sopas, bases, salsas, existencias de cárnicos, preparaciones para ensaladas y otros productos que por sus características, de no ser vendidos, perderán su frescura y calidad, lo que a su vez ocasionará un aumento en las mermas y por lo tanto de los costos.
La planeación utiliza un sistema estadístico muy simple, pues toma como referencia los mismos días de semanas anteriores, ya que se basa en el principio de que para cada día de la semana es diferente la afluencia de clientes y por lo tanto, el consumo de platos.
PASOS EN LA PLANIFICACIÓN
-Es necesario registrar diariamente el consumo de productos de por lo menos 6 semanas anteriores.
-Se suprimirán el día más alto y más bajo de cada semana, con la intención de suprimir los días que por razones ajenas a nosotros, el consumo varió considerablemente. El propósito es evitar que se afecte el promedio, dando lugar a excesos o déficit de producción.
-Se calcula la suma de todos los consumos de cada día, sin incluir los que se suprimieron.
-La sumatoria antes obtenida se divide entre el número de días registrados, sin incluir los que se suprimieron.
-Este promedio se multiplicará por 15 % (factor de seguridad), para procurar una producción ligeramente mayor para ese día.
-Finalmente se redondea el promedio obtenido.
Por otra parte, habrá que tener suficiente criterio para modificar la producción en función de los cambios de la demanda, las variaciones de precio, la preferencia de los consumidores y las temporadas.
El planear la producción ayuda, entre otras cosas, a disminuir los sobrantes de cada día y, por lo tanto, a disminuir los costos.
