Los inventarios en un restaurante

Creado: Dom, 06/01/2013 - 15:28
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Los inventarios en un restaurante

La rotación de inventarios es una de las razones financieras utilizadas para analizar la eficiencia en el manejo del almacén de una determinada empresa.

La rotación de inventarios puede ser calculada en forma mensual, semestral o anual. Para ello, simplemente habrá que utilizar el costo que corresponda a ese período. Es decir, si calculamos la rotación mensual, sólo habrá que registrar el costo que corresponda a ese período en el numerador de la fórmula.

Si las ventas varían, el inventario deberá ser ajustado de forma práctica, ya que de lo contrario la mercancía se estancará o faltará, lo que a su vez ocasionará mayores mermas y menor calidad.

Sin embargo, como el almacén contará casi siempre con un sin número de productos, encontraremos que los niveles de rotación de los mismos no serán iguales. Por ello, debemos realizar el cálculo de la rotación, al menos, para los productos fundamentales, y mantener un adecuado control en las compras del resto de los productos con el propósito de evitar excesos y/o insuficiencias de los mismos.

En algunos libros de ingeniería industrial se indica que, mientras menor sea el inventario de las empresas, mayor será su eficiencia. Esto es generalmente falso, ya que únicamente funciona cuando las condiciones de mercado y costos de almacenaje lo permitan, lo que sólo se cumple en una minoría de los casos.

 

Máximos y Mínimos en un almacén

Saber la capacidad máxima y mínima de almacenamiento es indispensable para un restaurante y hotel, en aras de evitar su desabastecimeinto o por el contrario la caducidad de productos de lenta rotación.

Para  calcular el Máximo se deberá tomar en cuenta:

Capacidad de almacenamiento.

Descuentos sobre compras.

Precio de mayoreo.

Capacidad de distribución del proveedor.

Caducidad del producto.

Mermas y fugas por exceso de almacenaje.

Costo financiero.

Costo de oportunidad.

Para el Mínimo deben analizarse:

Tiempo que tarda el proveedor en resurtir.

Contingencias observadas en ese proveedor anteriormente (nivel de confiabilidad).

Posibles fluctuaciones de la demanda.

Caducidad del producto.

 

Este tipo de sistemas funciona en forma adecuada si el consumo fuera constante, de tal forma que justo cuando la mercancía estuviera prácticamente por acabarse y se llegara al mínimo, entonces mágicamente llegara el proveedor con la nueva compra cuando la mercancía se termine.

El mantener adecuadamente las temperaturas en los refrigeradores del almacén, cocina y barra permitirá contar con productos más frescos, mejor presentados y, sobre todo, reducir las mermas. Para descongelar un producto se recomienda hacerlo lentamente, ya que ello no permite que se degrade, sobre todo los cárnicos y pescados.

 

Transferencias Internas

Las transferencias internas son formatos  de control que permiten el traslado de mercancías del almacén a los puntos de venta. Son de suma importancia, ya que de no elaborarlas se perdería el control tanto del almacén como de las distintas áreas de producción y de consumo. Las transferencias internas permiten legalizar las salidas del almacén.

Por otra parte, la administración y sus directivos deben tener en cuenta que, en ocasiones, el personal tiene un sexto sentido para identificar los materiales y la materia prima que no se controlan, por lo que será necesario que sistemática y sorpresivamente realicen un seguimiento de los productos, desde que entran al almacén hasta que salen del mismo.

Se dice que en muchos restaurantes, los gerentes o los capitanes que suelen autorizar las transferencias internas, la firman como si se tratara sólo de un trámite, sin importar las repercusiones que implica surtir más o menos de lo necesario.

En los días de descanso del almacenero o en los horarios que no se encuentre, no es correcto que varias personas tengan acceso al almacén y que también sean varios los que surtan, debido a que se pierde el control, además, de que en caso de haber faltantes nunca se conocerá el responsable.

La importancia en el control de inventarios incide directamente en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. Si bien las ventas son el motor de la empresa, si los inventarios no operan con efectividad, no habrá material suficiente para poder trabajar, el cliente estará y la oportunidad de tener utilidades se disolverá. Por eso, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. 

Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automáticamente en debilidades.

 

Falta de registros

El microempresario, también conocido como "hombre orquesta", difícilmente encuentra tiempo para llevar a cabo todas las funciones que en él han sido encomendadas: las compras, las ventas, la producción, el manejo de personal, del efectivo... El empresario ocupa su tiempo más en cuestiones operativas o tácticas que en labores de orden estratégico. 

 

En cuanto a la falta de registros (no sólo de inventarios, sino de cualquier tipo de operación) se oyen los siguientes comentarios:

-   Los registros son complicados y "sólo los contadores los entienden".

-   Se necesita un programa de cómputo "carísimo" y complicado de entender.

-  "Necesito un encargado de almacén para llevar los registros bien y al día"

-  "No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario"

En efecto, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, pero muchas veces se olvida que contar con registros de inventario no es simplemente necesario porque las empresas grandes lo hacen, o porque el contador lo pide (cuando lo pide), o porque los necesitamos para armar nuestro balance general. 

El objetivo principal es contar con información suficiente y útil  para minimizar costos de producción, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos.

Los programas de cómputo son excelentes, sin embargo, el que estén bien estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir nuestras necesidades de información, si no los alimentamos con información real y constante. Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en múltiples ocasiones, la falta de soporte técnico de parte del proveedor. En otras  palabras, es como si nos vendieran un avión y el piloto nos lo prestaran o alquilaran no cuando lo necesitamos, sino el día que pueden, si es que pueden o quieren. 

Por ello es recomendable la utilización de herramientas más sencillas pero igualmente poderosas como la hoja de cálculo, la cual tiene para las microempresas beneficios como:

- Poder hacer el formato que se necesite con la información que se precisa a un costo mínimo.

- La mayoría de las computadoras cuentan ya con el programa de hoja de cálculo más popular en el mundo (Excel de Microsoft)

- La operación de una hoja de cálculo se vuelve repetitiva, por lo que es fácil de aprender y fácil de enseñar.

- El uso de hoja de cálculo elimina tiempos muertos de personal de caja y administrativo, del que nos podemos apoyar para el control del inventario.

El problema en cuanto a la cuantificación de los inventarios puede ser tan grande o tan pequeño como nuestra gama de productos. No necesariamente una gama de productos extensa implica problemas enormes. Lo que sí complica la operación de nuestro negocio es una gran gama de productos dentro de la materia prima, es decir, si vendemos pizzas, pero también vendemos sushi, tortas, tacos, helados, tostadas y comida internacional, entonces nos enfrentamos con una diversificación excesiva que nos obliga a tener un inventario demasiado alto.

Comentarios

Daniella     Jue, 31/07/2014 - 11:24
In Australia and New Zealand the word “lounge” can be used to refer to either a the sofa or couch or the room it is in. Harvey Peter is a seasoned entrepreneur who has successfully working Spacify, The Modern Contemporary Furniture Showroom Online. Here are the things that you should do to for a good leather couch cleaning:.

August Ames Sofa     Vie, 26/09/2014 - 13:34
Most of the furniture items are made with various types of materials but most of them serve the same purpose. Besides the important techniques discussed above, you should also remember to keep the region clutter free as you would for any other important room of the house. Along with their concern, they brought a drawn out plan of their room with some measurements.

august-ames.Com     Vie, 17/07/2015 - 17:15
Consider leaving a handwritten note to the following campers. A small entrance surrounded by quaint concrete boutique stores welcomes an almost non existent line of early twenty something's inside. However, their last album showed a significant departure from their previous works and helped exhibit their more mature musical prowess while showcasing some advancement in the sophistication of their lyrical themes.

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